W spedycji każdy detal ma znaczenie. Za kulisami tej dynamicznej branży kryje się praca administratora – osoby, która dba o to, aby wszystkie elementy spedycji do siebie pasowały. W tym artykule przybliżymy rolę i znaczenie administratora w firmie spedycyjnej.
Na czym polega praca w administracji?
Według definicji administracja to zarządzanie i wsparcie w realizacji procesów. Spedycyjna rzeczywistość wymaga jednak, aby rozumieć to pojęcie nieco szerzej. W praktyce głównym zadaniem działu administracji jest asystowanie i wsparcie pozostałych działów tak, aby ich praca przebiegała sprawnie, z dobrymi wynikami i bezproblemowo. Z tego powodu dział administracji firmy spedycyjnej ma tym więcej pracy, im więcej obsługuje projektów oraz im więcej zleceń otrzymują działy operacyjne. Pracownicy administracji pozostają w stałym kontakcie ze wszystkimi działami firmy. Każdy proces spedycyjny to zbiór współzależności, dlatego tak potrzebna jest dobra komunikacja i otwartość na ludzi. To cechy wymagane z jeszcze jednego powodu – pracownicy tego działu reprezentują firmę przed klientami, podwykonawcami, partnerami biznesowymi oraz w urzędach.
Zadania administratora w spedycji
Administracja w branży spedycyjnej cechuje się wysoką interdyscyplinarnością. Zakres pracy i różnorodność zagadnień wymusza na pracownikach specjalizację w wielu dziedzinach jednocześnie. Oto obowiązki administratora transportu:
- Przygotowanie dokumentów wysyłkowych – faktur, zamówień zakupu i listów przewozowych;
- Wykonywanie rozliczeń;
- Kontakt z kontrahentami;
- Monitorowanie wpisów w dzienniku kierowców (w firmach oferujących transport drogowy);
- Zarządzanie płacami;
- Planowanie tras i przygotowywanie harmonogramów, a także śledzenie i raportowanie postępu realizacji zlecenia;
- Planowanie usług transportowych, planowanie tras i przydzielanie kierowców (w przypadku transportu drogowego);
- Gromadzenie statystyk firmowych, takich jak statystyki dostaw, raporty;
- Obsługa zapytań klientów i w razie potrzeby przekazanie ich do innego działu firmy.
Jakimi dokumentami zarządza administrator w firmie spedycyjnej?
Import towarów wiąże się z wieloma wymogami dokumentacyjnymi. Jest to spowodowane wymogami prawnymi i regulacjami w transporcie międzynarodowym. Odpowiednie metryki pozwalają na ustalenie jasnych warunków wykonania usługi, dzięki czemu przewoźnicy i klienci mogą uniknąć kłopotliwych sytuacji. Aby obieg dokumentów i procedury przebiegły płynnie, pracownicy administracji muszą wziąć udział w tym procesie. Na co dzień mają oni do czynienia z wieloma różnymi druczkami i wiedzą najlepiej, jak nimi dysponować. Administrator zarządza formalnościami takimi jak:
- Oferta dla klienta – Dokument przygotowany przez pracowników działu handlowego lub spedytorów. Zawiera warunki współpracy klienta z firmą;
- Akceptacja oferty – Niezbędna do poświadczenia, że klient zgodził się na zaproponowane warunki;
- Zlecenie spedycyjne;
- Faktura sprzedaży;
- PZC, dokument celny potwierdzający wykonanie odprawy – Dzięki niemu wiadomo, że przesyłka spełniła zdeklarowane cechy i nie ma problemu z cłami.
- Konosament, list przewozowy – Poświadcza prawo odbiorcy do podjęcia dostarczonego ładunku;
- Faktury kosztowe od podwykonawców za poszczególne usługi:
- fracht (np. kolejowy)
- odprawę celną
- ubezpieczenie
- fracht drogowy
Administrator jako filar firmy spedycyjnej
Administrator odgrywa kluczową rolę w zapewnianiu płynności i efektywności procesów logistycznych. Dzięki dobrej koordynacji, zarządzaniu dokumentacją oraz współpracy z różnymi działami, przyczynia się do sukcesu przedsiębiorstwa w świecie spedycji. Jego wszechstronne kompetencje i znajomość procedur są fundamentem dla sprawnego transportu towarów, zarówno krajowego, jak i międzynarodowego. Bez wątpienia, administrator jest niezastąpionym elementem każdej firmy spedycyjnej.